CND, CRF do FGTS e CNDT: validade e como acompanhar sem planilha

A certidão federal e a CNDT valem 180 dias. O CRF do FGTS vale 30. As três mostram a situação do fornecedor no dia da emissão. Por isso a homologação não termina na contratação: um documento em dia hoje pode vencer no meio do contrato. Este guia mostra quem emite cada certidão, o que ela comprova e como acompanhar o vencimento de todos os fornecedores.

As três certidões em uma tabela

Certidões estaduais e municipais seguem as regras de cada estado e município. Confira o prazo no documento emitido.

Certidão federal: 180 dias

A certidão de regularidade fiscal federal é emitida pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Ela cobre os tributos federais e a Dívida Ativa da União. A página oficial do serviço informa validade de 180 dias e cita a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014.

Ela pode sair de duas formas:

• negativa (CND), quando não há pendência;
• positiva com efeitos de negativa (CPEND), quando há débito com a exigibilidade suspensa, como no parcelamento (CTN, art. 151, VI).

Pelo CTN, a positiva com efeitos de negativa vale como a negativa (art. 206). A positiva sem esse efeito é sinal de alerta na homologação.

CRF do FGTS: 30 dias

O CRF, Certificado de Regularidade do FGTS, é emitido só pela Caixa. Pelo Manual de Regularidade do Empregador, versão 19, ele vale 30 dias em todo o país (item 2.7.1). A empresa pode renovar a partir do quinto dia antes do vencimento, se continuar regular (item 2.7.2).

É o documento que vence mais rápido. Num contrato de um ano, o CRF do fornecedor muda pelo menos doze vezes. Qualquer pessoa confere a autenticidade na consulta da Caixa, pelo CNPJ.

CNDT: 180 dias

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas comprova que a empresa não tem débito inadimplido perante a Justiça do Trabalho. Ela foi criada pelo art. 642-A da CLT. Três pontos do artigo importam para quem homologa:

• vale 180 dias, contados da emissão (§ 4º);
• vale para todos os estabelecimentos, agências e filiais da empresa (§ 3º);
• débito garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa gera certidão positiva com os mesmos efeitos da CNDT (§ 2º).

A emissão e a validação são gratuitas, no site do TST.

Por que acompanhar durante o contrato

A Lei 6.019/1974 diz que a contratante responde subsidiariamente pelas obrigações trabalhistas do período em que o serviço é prestado (art. 5º-A, § 5º). O mesmo parágrafo diz que o recolhimento das contribuições previdenciárias segue o art. 31 da Lei 8.212/1991.

Ou seja: o risco acompanha o contrato inteiro, não só o dia da assinatura. Uma CNDT que vira positiva no meio do contrato muda o risco daquele fornecedor.

Como acompanhar sem planilha

A planilha falha no ponto mais simples: alguém precisa lembrar de olhar. Com dezenas de fornecedores, são centenas de vencimentos por ano. O CRF sozinho vence todo mês.

Um acompanhamento que funciona tem quatro partes:

1. Data de validade de cada documento, registrada na homologação.
2. Aviso antes do vencimento, com prazo para o fornecedor renovar. No CRF, a renovação abre cinco dias antes.
3. Conferência da nova certidão no site de quem a emite.
4. Status visível para quem libera o acesso. A portaria precisa saber se o prestador está apto hoje.

Na homologação de fornecedores da Trama Indica, o painel da planta mostra o próximo vencimento de cada fornecedor e avisa antes. A decisão de contratar segue com a sua empresa.