Quais documentos pedir de um prestador de serviço, por nível de risco

O que pedir de um prestador de serviço depende do risco que ele traz. Uma compra simples precisa de documentação essencial. Um serviço de campo dentro da planta pede também os documentos de segurança e saúde. Um fornecedor crítico pede análise completa e acompanhamento. Este guia separa os documentos por nível de risco, N1, N2 e N3, e mostra a base legal de cada um.

O que a lei exige da prestadora

A Lei 6.019/1974 lista os requisitos para a empresa de prestação de serviços a terceiros funcionar (art. 4º-B):

• prova de inscrição no CNPJ;
• registro na Junta Comercial;
• capital social compatível com o número de empregados.

Fonte: Lei 6.019/1974, art. 4º-B, III, alíneas a a e.

A mesma lei diz o que fica com a contratante. Ela responde subsidiariamente pelas obrigações trabalhistas do período do serviço (art. 5º-A, § 5º). E responde pelas condições de segurança, higiene e salubridade quando o trabalho é feito nas suas dependências (art. 5º-A, § 3º).

N1, baixo risco: documentação essencial

Compra simples e baixa criticidade. O objetivo é saber que a empresa existe, está regular e pode prestar o serviço.

• Comprovante do CNPJ, com a situação cadastral e a atividade principal (Receita Federal).
• Contrato social ou registro na Junta Comercial, com o capital social.
• Certidão federal, que vale 180 dias.
• CRF do FGTS, que vale 30 dias.
• CNDT, que vale 180 dias.

As validades e onde emitir cada certidão estão no guia CND, CRF do FGTS e CNDT.

N2, médio risco: serviço de campo ou dados pessoais

Spend moderado, serviço dentro da planta ou acesso a dados pessoais. Somam-se os documentos do N1 e mais:

• Inventário de riscos e plano de ação das atividades contratadas, quando a contratante usa os programas da contratada (NR 1, item 1.5.8.1.1).
• Informação dos riscos que a contratada traz para a planta (NR 1, item 1.5.8.3).
• ASO de cada trabalhador, para saber se ele está apto para a função (NR 7, item 7.5.19.1, e).
• Treinamentos exigidos pelas NRs da atividade, como trabalho em altura (NR-35) ou eletricidade (NR-10), conforme o serviço.
• Regras de tratamento de dados pessoais, quando o serviço acessa dados da sua empresa (LGPD).

Pela NR 1, o PGR da contratante inclui as medidas de prevenção para as contratadas que atuam nas suas dependências, ou usa os programas delas (item 1.5.8.1). Quando os riscos resultam da interação entre as empresas, as medidas são definidas em conjunto, sob a coordenação da contratante (item 1.5.8.4).

N3, crítico: análise completa e monitoramento

Alta dependência ou spend alto. Somam-se os documentos do N2 e uma análise de todas as áreas:

• Jurídico: contrato, poderes de quem assina e processos relevantes.
• Financeiro: capacidade de entregar pelo prazo do contrato.
• Área técnica e SSMA: qualificação para o serviço e plano de segurança da atividade.
• Controles internos: evidências de cada aprovação e tratamento das exceções.
• Monitoramento contínuo: certidões, ASO e treinamentos acompanhados até o fim do contrato.

Os níveis em uma tabela

Os níveis são um método de homologação, não uma regra da lei. Cada empresa ajusta a lista ao seu risco.

O que a portaria precisa saber

No dia do acesso, a portaria precisa de uma resposta: o trabalhador está apto hoje? O ASO traz essa definição, mas também traz dado de saúde, como os exames realizados (NR 7, item 7.5.19.1, d). A LGPD trata dado de saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II).

Por isso o passaporte do trabalhador da homologação da Trama Indica mostra só apto ou inapto e a validade. O exame não aparece no passaporte. A decisão de contratar e a segurança no local seguem com a sua empresa.